Зарегистрированных Всего: 7234 За месяц: 2 За неделю: 1 Вчера: 0 Сегодня: 0 Из них Администраторов: 7 Модераторов: 7 Проверенных: 739 Пользователей: 6480 Из них Мужчин: 2109 Женщин: 5125
Опыт построения системы электронного документооборота в Тверском государственном техническом университете Елисеев А.В., Большаков С.В. Тверь 5. ТЕЛЕФОН: (8422) 52-15-13 6. ФАКС: (8422) 52-15-13 7. E-mail: labnss@tstu.tver.ru
ТЕКСТ ТЕЗИСОВ ДОКЛАДА: Создание единой информационной системы управления вузом является необходимым условием эффективного функционирования Тверского государственного технического университета (ТвГТУ) и его успешного развития в современных условиях. В соответствии с этим, целевой университетской программой «Развитие информационных технологий в области образования, научной деятельности, финансового и административного управления ТвГТУ на 2005-2007 г.г.». было предусмотрено построение системы электронного документооборота (СЭД), как первого этапа в создании единой информационной системы управления университетом. Построение системы электронного документооборота преследовало следующие цели: 1) Повышение качества (полнота, оперативность доступа, достоверность) документационного и информационного обеспечения деятельности руководства университета, центрального аппарата и других служб в решении задач по управлению Университетом. 2) Усиление контроля за исполнением документов и повышение исполнительской дисциплины. 3) Автоматизация делопроизводства и повышение его эффективности. 4) Создание предпосылок (системотехнической основы) для построения в перспективе единой информационной системы управления Университетом. Общая концепция построения системы электронного документооборота в ТвГТУ базируется на следующих принципах: 1) обеспечение единого учета документов, как в системе традиционного делопроизводства так и в СЭД; 2) учет требований нормативно-правовых актов РФ, ГОСТов и отраслевых нормативных документов, установленных для делопроизводства и для систем электронного документооборота; 3) принцип «автоматизации «не так как есть, а так как должно быть», предусматривающий совершенствование (модернизацию) существующих в вузе процессов прохождения и обработки документов; 4) функционально-модульный принцип построения системы, обеспечивающий ее «безболезненное» масштабирование и развитие; 5) максимально широкое использование готовых системотехнических и программно-технологических решений, как залог надежной и безопасной работы будущей системы; 6) создание программно-технологических условий (средств) для обеспечения взаимодействия с аналогичными системами вышестоящих организаций (Рособразование) и региональных органов власти (администрации Тверской области). Система электронного документа ТвГТУ охватывает подразделения, входящие во все уровни управления университетом, в том числе: • верхний уровень (ректорат и подразделения центрального аппарата): приемная ректора, приемные проректоров, аппарат ученого секретаря, планово-финансовое управление, учебно-методическое управление, научно-исследовательская часть, отдел кадров, общий отдел, спецотдел, юридическая служба. • средний уровень: деканаты факультетов, центр качества образования, приемная комиссия, зональная научная библиотека. • нижний уровень: кафедры. Система электронного документооборота ТвГТУ имеет функционально-модульную организацию. На каждом этапе развития системы ее структура определяется конкретным набором функциональных модулей, программно и информационно интегрированных в единую систему. Отдельный модуль системы представляет собой совокупность документоориентированной базы данных и определенного функционала, позволяющего выполнять требуемые операции с документами, хранящимися в БД. По своему назначению функциональные модули системы образуют 3 группы: рабочие БД, справочные БД, сервисные (или служебные) БД. Общая структура системы, включая ее участников, представлена на рис. 1 Система имеет клиент-серверную архитектуру, что обеспечивает ее высокую производительность и способность к масштабированию. При этом используется технология «тонкого» клиента, в соответствии с которой обработка документов и данных, а также их хранение производится преимущественно на сервере. Это позволило снизить требования к производительности рабочих станций и использовать имеющийся в университете парк вычислительной техники без затрат на замену маломощных компьютеров. Технологической базой построения системы является программно-технологическая среда Lotus Notes/ Domino, широко применяемая для создания документоориентированных баз данных и систем электронного документооборота. В качестве системного программного обеспечения СЭД используется многофункциональный сервер IBM Lotus Domino 6.0 и клиентское ПО IBM Lotus Notes 6.5. К преимуществам данных программных продуктов относятся: • ввод, хранение и обработка документов в удобном для пользователя виде: регистрационной карточки, шаблона (бланка), текста; • удобные и эффективные средства поиска, фильтрации (отбора) и каталогизации документов; • мощные средства разграничения доступа как к базам данных, так и к отдельным документам и их группам; • возможность организации собственной защищенной почтовой системы; • возможность организации корпоративных (Intranet) сетей и движения документов по ним; • возможность организации на основе Lotus Domino web – серверов (сопряжение с глобальными сетями и обеспечение удаленного доступа); Для разработки прикладного программного обеспечения системы электронного документооборота использовалось высокоуровневое средство разработки Lotus Domino Designer 6.0. Успешное внедрение и эффективное использование любой информационной системы во многом зависит от качества организационно-методического обеспечения. Поэтому, при построении системы электронного документооборота в ТвГТУ этому компоненту придавалось очень важное значение. Организационно-методическое обеспечение системы включает в себя: 1) Регламент системы электронного документооборота. Устанавливает порядок (процедуры) и правила подготовки, обработки и прохождения документов в системе, а также функциональные обязанности и ответственность должностных лиц по работе с документами в СЭД. 2) Технологические инструкции по работе в СЭД. Описывают пошаговую последовательность действий ключевого пользователя, необходимых для выполнения процедур обработки документов, предусмотренных Регламентом. 3) Программная документация (руководства пользователей) на функциональные модули СЭД. К настоящему моменту времени в ТвГТУ запущены в эксплуатацию 2 очереди СЭД, охватывающие подразделения верхнего и среднего уровня управления. Действующая система электронного документооборота обеспечивает выполнение следующих функций: • подготовка проектов документов в электронной форме, направление исходящих и внутренних (организационно-распорядительных) документов на регистрацию по информационно-вычислительной сети; • регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, создание и ведение электронных регистрационно-контрольных карточек; • обеспечение обмена электронными документами между подразделениями университета, автоматическая доставка электронных документов конкретным должностным лицам; • контроль исполнения документов, создание и ведение контрольных карточек резолюций (ККР); • мониторинг исполнительской дисциплины сотрудников университета; • создание и ведение для отдельного подразделения электронной библиотеки документов, содержащей как номенклатурные, так и произвольные дела; • подготовка пакета документов к заседанию ректората или ученого совета университета, контроль исполнения решений ученого совета; • формирование и ведение электронного архива документов, обеспечение безопасности хранения документов; • просмотр и оперативный поиск документов в БД актуальных документов и в БД архивных документов, формирование подборок документов; • обмен оперативными и иными служебными документами по внутрисистемной электронной почте; • защита электронных документов от несанкционированного просмотра и редактирования.
В настоящее время на кафедрах возрастает количество разнообразных информационных потоков в учебном процессе, в научных исследованиях и в административном управлении. Следствием этого является повышение роли эффективной организации кафедрального документооборота. Во многих ВУЗах используются системы документооборота университета [1,2,3], отдельными модулями которых являются различные подсистемы: «Студент», «Абитуриент», «Кафедра». Однако для нужд кафедры данные системы обладают некоторой избыточностью, что затрудняет поиск и последующий анализ необходимой информации. Также системы единого документооборота университета не могут учитывать специфики организации делопроизводства отдельных кафедр. В Пензенском государственном университете на кафедре «Системы автоматизированного проектирования» разрабатывается информационная система документооборота, которая выполняет следующие функции: - сбор информации о студентах; - сбор информации об успеваемости студентов; - сбор информации о преподавателях, в том числе списки публикаций по годам; - хранение в электронном виде государственных образовательных стандартов, учебных планов, семестровых планов, общей учебной нагрузки всех преподавателей кафедры, рабочие программы; - возможность подготовки индивидуальных планов преподавателей кафедры, разнообразных отчетов, в том числе индивидуальных учебных нагрузок преподавателей, анализ сессий, поручений для преподавателей; - возможность подготовки разнообразных справок (например, кто читает лекции по N-ой дисциплине), статистических отчетов (например, общее количество лабораторных работ по N-ой дисциплине); - возможность подготовки выпускных документов (в том числе отчетов к аттестации специальности) и других печатных форм; - возможность быстрого поиска необходимых данных и их удобное отображение; - возможность контроля рейтинговой оценки знаний студентов со стороны администрации кафедры; - авторизация пользователя. Обладая всеми этими возможностями, система позволит максимально упростить выполнение функций, связанных с большими объемами информации на бумажных и отдельных электронных носителях, сократить сроки и повысить качество подготовки необходимой выходной информации. Надежность и качество управления кафедрой зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. Для эффективного управления системой и для повышения ее прозрачности за основу разработки выбрана современная OLAP технология. При использовании технологии OLAP (Online Analytical Processing – оперативный анализ данных) информация агрегируется и представляется в виде многомерного куба, стороны которого соответствуют различным аналитическим разрезам (аспектам, по которым проводится анализ массива данных). Основное преимущество использования OLAP – существенное увеличение скорости ответа на пользовательские запросы. Схему сбора информации образовательной статистики можно представить следующим образом (рис. 1). Она построена по распределенному многоуровневому принципу. На нижнем уровне информация от преподавателей и других сотрудников кафедры поступает на более высокий уровень заместителя заведующего кафедрой. На этом уровне она корректируется, обобщается, дополняется показателями ВУЗа и поступает на более высокий уровень – уровень заведующего кафедрой.
Рис.1. Схема сбора информации для разнообразных отчетов В результате рассмотрения схемы сбора информации для разнообразных отчетов, а также учитываемых показателей, содержащихся в отчётных документах, было отмечено их разделение по временным признакам. Это позволяет сохранить всю собираемую информацию в многомерную базу данных, имеющую три измерения: время, участники, параметры. Схема системы кафедрального документооборота представлена на рис.2. Особенностью предложенной системы является: 1. Использование компонент, которые могут рассматриваться как в комплексе, так и самостоятельно, что позволяет формировать различные выходные документы. 2. Система открытая, что позволяет интегрировать ее с другими системами, применяемыми для документооборота как на других кафедрах, так и в ВУЗе в целом. 3. Благодаря применению технологии OLAP, имеется возможность быстрого и качественного поиска необходимой информации и ее анализа. 4. Предусмотрена возможность длительного хранения информации, что позволяет использовать сведения за 5-7 прошедших лет при составлении отчета кафедры для аттестации ВУЗа.
Рис. 2. Схема системы кафедрального документооборота
Литература:
1. Новосибирский государственный технический университет Информационная система университета. http://ciu.nstu.ru/site_new/isu 2. Соболев И.Д. «Студент». Опыт создания информационной системы управления учебным процессом. ИТО-2002/Секция IV 3. Единая автоматизированная информационная система АлтГТУ (ЕАИС). http://astu.secna.ru/structure/unit/oais/pages/eais/
